El Outsourcing de Nóminas y de Administración de Personal es un tema de permanente debate en el seno de las empresas. Sin embargo, gracias a la evolución de los modelos de outsourcing y sus ventajas, cada vez son más las empresas que se deciden por buscar servicios especializados que se hagan cargo de este proceso.
¿Qué es el Outsourcing de Nóminas?
El Outsourcing o Externalización de Nóminas se refiere a la contratación de una compañía externa que se encargue de las actividades necesarias para el cálculo de la nómina, retenciones y cotizaciones a la Seguridad Social. El proveedor debe asegurarse que los empleados de la empresa cliente reciban su retribución en la fecha acordada. Estas compañías externas, también se encargan de la gestión, conciliación e intercambio de información con los organismos oficiales intervinientes, desarrollando los servicios contratados en nombre del cliente.
De manera muy simplificada, la empresa que contrata los servicios de outsourcing proporciona información básica de su personal con la finalidad que la empresa contratada pueda realizar el cálculo de los pagos y de programarlos. Esto da como resultado numerosos beneficios dado a que evitamos tener a todo un departamento encargado de cuestiones de nómina como: pagar sueldos y salarios, realizar cálculos de retribuciones, seguridad social y retenciones, comunicación de bajas y ausencias, gestión de retribución variable, entre otras cosas.
Esta práctica nace con la finalidad de poder contar con talento especializado, contar con garantías de continuidad del servicio, ahorrar costes de operación y, al mismo tiempo, dar un mejor servicio a los empleados entre muchos otros beneficios.
¿Cuáles con las principales ventajas del Outsourcing de Nóminas?
Más allá de las características particulares de un servicio de Outsourcing de Nóminas (o Payroll), hay que tener en cuenta las ventajas generales que pueden aportar a la organización.
- Competitividad. Los procesos de tu empresa a nivel interno se reducen y permite a la organización a centrarse en los aspectos más relevantes de su propio negocio. Se centraliza la ejecución de acciones de la estrategia de negocio y puede ser un valor determinante a la hora de lograr mejores resultados. Poner todos los esfuerzos en desarrollar el servicio principal es una ventaja competitiva para cualquier organización.
- Equipo experto. A la hora de externalizar la nómina, puedes confiar en que el proceso será llevado a cabo por expertos en el tema, garantizando una eficiencia y eficacia mayor de la que suele ser capaz de ofrecer de forma interna una empresa. Puedes puede contar siempre con un asesoramiento especializado, incluso, durante los periodos de vacaciones. Además, te permite contar con un punto de vista externo y observar posibles mejoras en la organización con mayor objetividad.
- Fiabilidad y garantías. Te aseguras de que una empresa externa estará 100% centrada en el buen funcionamiento del proceso y en evitar riesgos. Será menos probable que se cometan errores o se pasen determinados plazos de la administración, evitando gastos innecesarios.
- Más información. Aunque no lo parezca, tendrás más conocimiento sobre tus nóminas. Las empresas que se encargan de estos procesos envían informes que te permiten conocer el estado de todas las funciones que realizan. También te mantienen al tanto de situaciones especiales como absentismo laboral, novedades normativas o mejores prácticas del sector.
- Confidencialidad: El llevar una gestión internalizada implica que un determinado conjunto de trabajadores tiene acceso a la información salarial de la organización, información altamente sensible con los riesgos que ello implica. Son muchas las empresas que, por política de confidencialidad, deciden externalizar la gestión de nóminas.
- Digitalización. Puede ser un primer paso para digitalizar la empresa. Los proveedores de outsourcing de nóminas utilizan software especializados y actualizados a las normativas vigentes, que pondrán al servicio de tu empresa y empleados sin gastar más dinero del necesario. Tus sistemas de control de nóminas se actualizarán automáticamente sin tener que pagar licencias extra. Podrás tener acceso a informes en tiempo real o habilitar un portal del empleado u otras funcionalidades con un coste muy competitivo.
- Minimizar gastos. Contratar un servicio de outsourcing puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero. Son muchos los gastos, recursos, riegos y dedicación de tiempo, en algunos casos oculto, que requiere la gestión de nóminas. El externalizar esta función implica una importante optimización de recursos de la compañía.
- Coste variable y escalable: la decisión estratégica de la compañía de transformar el coste del área en un coste variable y proporcional al tamaño de la plantilla, lo transforma en una ventaja competitiva inmediata. Siempre pagarás lo justo por el servicio que necesitas y utilizas.
¿Cuáles son sus principales desventajas?
- Reubicación de la plantilla: El pasar de una gestión interna a la externalización de nóminas, requiere la reubicación del personal previamente asignado, a otras áreas de la empresa. Normalmente estos profesionales se reorientan a funciones más estratégicas en áreas Recursos Humanos, Administración y/o Finanzas. Sin embargo, también en algunos casos se transfiere al proveedor del servicio externo o se produce su salida de la empresa.
- Percepción de pérdida de control: el outsourcing de nóminas implica ceder parte de la ejecución de las tareas operativas de la empresa y en algunos casos genera una percepción de pérdida de control. Sin embargo, gracias a los sistemas de información de los proveedores de servicios de nóminas, normalmente la compañía puede contar con una información mucho mas completa y detallada de sus propios procesos.
¿Cómo elegir un proveedor de Outsourcing de Nómina?
La externalización de la gestión de nóminas es una inversión que ofrece numerosos beneficios para la empresa. El proveedor de servicios cuenta con el mayor conocimiento en el uso de tecnología específica para gestión de nóminas y forma a sus trabajadores constantemente.
Para elegir al proveedor adecuado, es recomendable solicitar información como años de experiencia, con qué clientes trabaja, catálogo de servicios que ofrece, así como el presupuesto mensual y desglose de los servicios incluidos.
Para gestionar este tipo de servicios es necesario proveer de datos personales de tus empleados. La externalización se lleva a cabo en un contexto de confidencialidad, por tanto, los datos del negocio están protegidos. De todas maneras, asegúrate que la empresa que contrates te dé confianza y cumpla con todos los requerimientos a nivel de protección de datos.
Conviene analizar el valor diferencial puede ofrecer cada proveedor, es decir, qué puede aportar a la organización que mejore la calidad de los resultados. Por último, valorar que comparta una misma filosofía de trabajo y valores. Asegúrate que brinde ciertas garantías para conformar un buen equipo de trabajo y convertirse en un verdadero “partner” de tu organización.
Recomendaciones para la externalización
Parece que todos los caminos llevan a contratar un servicio de externalización de nóminas, sin embargo, es importante tomar algunas medidas para asegurarse que este proceso funcione correctamente. Y es que si no se controlas bien la relación con esta fuente externa puede acarrear problemas.
- Contacto constante. Es cierto que el outsourcing sirve para que la organización se libere de una carga, pero no dejes de estar al tanto si se está realizando correctamente. Una buena comunicación es imprescindible para el buen funcionamiento de todo el proceso.
- Lidiar con la desconfianza. Cuando se contratan servicios externos, hay empleados que pueden percibirlo como una amenaza o falta de confianza en su propio desempeño. Es vital dejar muy claras las razones por las que se contrata un outsourcing de manera que todos entiendan que es cuestión de mejorar la eficiencia y productividad de la organización y no porque no exista desconfianza en determinados puestos.
Una vez analizadas estas situaciones, la externalización de la gestión las nóminas, puede suponer un alivio para las diferentes áreas de una empresa. Y en ocasiones, es el detonante para centrarse en los objetivos y la clave del éxito para despuntar en el sector.
Para más información sobre Externalización de Nóminas y Administración de Personal, escríbenos a gestolasa@gestolasa.es o consulta nuestra sección de Externalización de Procesos RRHH.
