El portal del empleado es una valiosa herramienta de comunicación e intercambio de información bidireccional entre empresa y trabajador. Reduce trabajo en lo referido a “papeleo” para los departamentos de RR. HH., automatiza y estandariza procesos, optimiza el control horario y, en general, contribuye a la mejora de la productividad.
Principales funcionalidades del portal de empleados
Dentro del equipo de Gestión de Nóminas de Gestolasa, utilizamos diferentes portales de empleados para brindar nuestros servicios a clientes. Por ello, si estas valorando alternativas para incorporar un portal de empleados de tu organización, hemos elaborado este artículo comparando los principales portales que nosotros utilizamos.
En primer lugar, podemos agrupar los portales de empleados normalmente en dos tipos, aquellos que forman parte y están integrados dentro de un software de gestión de nóminas, y aquellos que forman parte de un software integral de gestión de recursos humanos. Dependiendo del enfoque principal de su desarrollador, este aspecto tendrá algunas implicaciones a nivel de la facilidad de integración de sus funcionalidades con otros módulos, y que influirá en las prestaciones que esta herramienta pueda brindar a la empresa.
A continuación, los portales de empleado que analizaremos son los siguientes:
- a3HRgo
- a3Equipo
- Conektia
- Factorial
- Personio
Características generales de los portales de empleados
Las funcionalidades incluidas en los diferentes portales de empleados pueden variar. Sin embargo, todos los portales que forman parte de este análisis cuentan, entre otras, las siguientes herramientas:
- Comunicación interna: permite la mejora de la comunicación interna de la empresa poniendo a disposición del empleado todo tipo de documentación laboral necesaria.
- Registro horario: cuentan con herramienta de fichaje, multidispositivo y geolocalizado de los empleados. Estos pueden fichar desde la app con móvil, tablet u ordenador.
- Solución multidispositivo: con posibilidad de acceso en la nube, móvil o tablet, se pueden acceder y consultar su portal en cualquier momento y lugar.
- Seguridad: los datos están asegurados en un entorno privado y fiable. Backups automáticos, LOPD y cifrado de datos (Protocolo SSL).
Sin embargo, pese a que la mayoría de estas aplicaciones cuentan con estas funcionalidades similares, también hay algunos aspectos diferentes que será importante tener en cuenta a la hora de valorarlas. Para ello, haremos un análisis de las características diferenciadas que tienen cada uno de ellos.
a3HRgo
Este servicio integrado dentro del software a3ASESOR/NOM, un software muy frecuente para la gestión de nómina en España y es un portal sencillo que muestra únicamente el recibo de salarios; certificado de retenciones y datos personales.
Algunas de sus funcionalidades diferenciales son:
- Integración con Nómina: permite comunicación bidireccional y automatizada para todo lo referido a nóminas, certificados de retenciones
. - Implantación y customización: es un producto bien estandarizado y de implantación sencilla, que no requiere un trabajo previo de parametrización. Por contrapartida, es poco flexible a la hora de requerir necesidades y/o funcionalidad a medida.
a3Equipo
Este servicio integrado dentro del software a3Equipo/Asesor, es un software muy frecuente para la gestión de nómina en España y es probablemente una de las herramientas más desarrolladas y completas en lo que a funcionalidades que un portal de empleado puede ofrecer. Proporciona un entorno de trabajo con todas las ventajas y la seguridad de trabajar en la nube. Además, dispone de varios módulos para completar el software según las necesidades especificas de cada Empresa.
Algunas de sus funcionalidades diferenciales son:
- Integración con Nómina: permite comunicación bidireccional y automatizada para todo lo referido a nóminas, certificados de retenciones, contratos o finiquitos
. - Consulta y modificación de datos personales: permite la Consulta de datos personales y solicitud de cambios.
- Solicitud de vacaciones y ausencias: sistema de solicitud, aprobación y registro de vacaciones integrado con nómina.
- Implantación y customización: es un producto bien estandarizado y de implantación sencilla, que no requiere un trabajo previo de parametrización. Por contrapartida, es poco flexible a la hora de requerir necesidades y/o funcionalidad a medida.
- Notas de gastos: herramienta para el registro y gestión de notas de gastos.
- Módulos adicionales: Adicionalmente cuenta con los módulos de Selección; Formación y Evaluación.
- Interfaz de usuario: interfaz depurada, intuitiva, rápida y optimizada para facilitar su uso por cualquier tipo de usuario
.
Conektia
Es un software con una estructura de base sencilla y parametrizable, que permite numerosas opciones de desarrollo a medida. Viene integrado con la aplicación GPCN de gestión de nóminas y algunas de las funcionalidades a destacar son las siguientes:
- Integración con Nómina: recibos automatizados de nóminas, certificados de ingresos y retenciones; finiquitos, contratos y cualquier documento que se quiera mostrar al empleado.
- Consulta y modificación de datos personales: permite la Consulta de datos personales y solicitud de cambios.
- Solicitud de vacaciones y ausencias: sistema de solicitud, aprobación y registro de vacaciones integrado con nómina, así como licencias y resto de permisos.
- Gestión de turnos: permite configurar turnos y estar siempre al tanto de horarios de ingreso y egreso, así como de cualquier tipo de modificación que se realice sobre las tareas de los empleados.
- Expediente digital: Permite gestionar y firmar nóminas, contratos, bajas laborales, documentos de empresa o ficha personal entre otros.
- Notas de gastos: herramienta para el registro y gestión de notas de gastos.
- Onboarding: comparte toda la documentación necesaria para incorporar a alguien a la empresa. Sistema notificación y firma digital de contrato, crear y compartir documentación de la empresa, así como centralizar toda la información necesaria para el proceso de inducción.
- Evaluación de desempeño y feedback 360º: desde el portal del empleado, los trabajadores podrán completar las evaluaciones de desempeño que se les asignen, permitiendo evaluación en 90º, 180º o 360º.
- Gestión de retribución flexible: el portal permite a cada trabajador seleccionar y gestionar sus productos de retribución flexible, así como valorar su impacto a nivel impositivo.
- Módulos adicionales: Adicionalmente cuenta con los módulos de Selección; Formación y Evaluación.
Factorial
Otra alternativa potente y con una interfaz sólida y visual es la de Factorial. Esta startup española ha conseguido un crecimiento exponencial en los últimos años y desarrolla un portal de empleado incluye numerosas funciones, más allá de las comunes enumeradas anteriormente:
- Integración con Nómina: no forma parte de un software de gestión de nómina, aunque elabora una nómina preliminar para su revisión y confirmación. Tierne funcionalidades que permiten la importación masiva de recibos de nóminas, certificados de ingresos y retenciones. Su capacidad de integración está orientada a los módulos de formación, evaluación de desempeño, selección y otras funcionalidades de gestión de RRHH.
- Consulta y modificación de datos personales: permite la Consulta de datos personales y solicitud de cambios.
- Vacaciones y ausencias: cuenta con opciones flexibles para parametrizar políticas y/o personalización de tipos de días de vacaciones y ausencias a medida.
- Gestión de turnos: permite configurar turnos y estar siempre al tanto de horarios de ingreso y egreso, así como de cualquier tipo de modificación que se realice sobre las tareas de los empleados.
- Expediente digital: Permite gestionar y firmar nóminas, contratos, bajas laborales, documentos de empresa o ficha personal entre otros.
- Notas de gastos: herramienta para el registro y gestión de notas de gastos.
- Onboarding: comparte toda la documentación necesaria para incorporar a alguien a la empresa. Sistema notificación y firma digital de contrato, crear y compartir documentación de la empresa, así como centralizar toda la información necesaria para el proceso de inducción.
- Evaluación de desempeño y feedback 360º: desde el portal del empleado, los trabajadores podrán completar las evaluaciones de desempeño que se les asignen, permitiendo evaluación en 90º, 180º o 360º.
- Módulos adicionales: Adicionalmente cuenta con los módulos de Selección; Formación y Evaluación.
- Interfaz de usuario: interfaz depurada, intuitiva, rápida y optimizada para facilitar su uso por cualquier tipo de usuario.
Personio
Otra alternativa que crece como la espuma es Personio. Esta startup alemana no cuenta con un portal del empleado propiamente dicho, sino que incorpora en una misma herramienta distintas interfaces para llevar a cabo varias diferentes soluciones típicas de los softwares de gestión de recursos humanos. Las funcionalidades propias de un portal de empleado que pasamos a enumerar son las siguientes:
- Integración con Nómina: no forma parte de un software de gestión de nómina, aunque elabora una nómina preliminar para su revisión y confirmación. Tierne funcionalidades de importación masiva de recibos de nóminas, certificados de ingresos y retenciones. Se integra fácilmente con módulos de formación, evaluación de desempeño, selección y otros módulos de RRHH.
- Consulta y modificación de datos personales: permite la Consulta de datos personales y solicitud de cambios.
- Vacaciones y ausencias: cuenta con opciones flexibles para parametrizar políticas y/o personalización de tipos de días de vacaciones y ausencias a medida.
- Registro horario: sistema de fichaje desde el portal y aplicación móvil. Parametrización y registro de sistema de gestión de horas extra, sistema de aprobación de fichajes por sus superiores.
- Expediente digital: Permite gestionar y firmar nóminas, contratos, bajas laborales, documentos de empresa o ficha personal entre otros.
- Onboarding: comparte toda la documentación necesaria para incorporar a alguien a la empresa. Sistema notificación y firma digital de contrato, crear y compartir documentación de la empresa, así como centralizar toda la información necesaria para el proceso de inducción.
- Evaluación de desempeño y feedback 360º: desde el portal del empleado, los trabajadores podrán completar las evaluaciones de desempeño que se les asignen, permitiendo evaluación en 90º, 180º o 360º.
- Módulos adicionales: Adicionalmente cuenta con los módulos de Selección; Formación y Evaluación.
- Interfaz de usuario: interfaz depurada, intuitiva, rápida y optimizada para facilitar su uso por cualquier tipo de usuario.
Conclusiones
Como hemos podido observar, todas las aplicaciones de portal de empleado utilizadas por el equipo de Gestión de Nómina de Gestolasa cuentan con las herramientas esenciales para la optimización de la productividad y comunicación de la empresa con sus empleados. Algunas de estas herramientas básicas comentadas son el control horario, vacaciones y ausencias, solución móvil mediante app, gestión documental y/o directorio de empleados entre otros.
Cada una de estas herramientas puede brindar beneficios adicionales a cada organización, dependiendo de sus necesidades. Por ello, según las prioridades identificadas podemos hacer las siguientes recomendaciones:
- Si tu prioridad es agilizar los procesos de Gestión de Talento, entre ellos onboarding, expediente y firma digital de empleados, evaluación de desempeño o funcionalidades de selección y formación, las mejores alternativas son Factorial y Personio. Por contrapartida, necesitaras contratar otro software para la gestión de nóminas, perdiendo prestaciones en su integración.
- Pero si tu prioridad está en la gestión y optimización de tus procesos de nómina, las alternativas principales son los portales de A3 y Conektia. Ahora, entre ellos también hay algunas diferencias, principalmente en lo relativo a la implantación y customización. Si, por un lado, el portal de A3 es sencillo de implementar, su nivel de estandarización no permite incorporar desarrollos a medida y funcionalidades que no estén incluidas en el estándar. Por contrapartida, Conektia permite mayores desarrollos a medida, aunque por este mismo motivo, hará algo más compleja y costosa su parametrización inicial.
Como ya sabéis, existen multitud de soluciones de portales de empleados en el mercado, y en Gestolasa, utilizamos una buena variedad de ellos con la finalidad de brindar un óptimo nivel de servicio para los requerimientos específicos de nuestros clientes. Si consideras que podemos ayudarte a gestionar la nómina de tu organización y a seleccionar el mejor portal que se ajuste a tus necesidades, no dudes en contactarnos.
Externalización de RRHH
En Gestolasa contamos con un equipo de gestión integral externalizada de todos los procesos de RRHH. Para ello disponemos de un equipo humano multidisciplinar de expertos en Nómina, Administración de personal y Recursos Humanos, con una clara vocación hacia el cliente. Prestamos nuestros servicios de externalización de RRHH de manera siempre personalizada, adaptándonos en todo momento a las necesidades de cada cliente a través de nuestro Centro de Servicios Compartidos con un equipo de interlocutores dedicado y estable.
¡Síguenos en LinkedIn para mantenerte al día de nuestros últimos posts, haciendo clic aquí!
