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Cada vez son más las obligaciones del empresario en materia laboral. El creciente aluvión normativo provocado por las obligaciones de las empresas que se han incorporado en los últimos tiempos como los planes de igualdad, los registros retributivos, el canal de denuncias, los protocolos de acoso o el teletrabajo, han supuesto una gran carga para la gestión empresarial, que requiere una correcta gestión. Para ello, la auditoría laboral se ha convertido en una herramienta útil y práctica que no solo asegura una gestión eficaz, sino que también evita problemas futuros que pueden suponer elevados costes a la organización.
¿En qué consiste una auditoría laboral?
La auditoría laboral consiste en el análisis y revisión, por parte de profesionales independientes, de la situación jurídico-laboral de una empresa mediante el estudio de la documentación e información aportada por la misma. El proceso concluye en un informe final en el que se refleja la situación real de dicha empresa en cuanto al cumplimiento de las obligaciones laborales y de Seguridad Social.
¿Por qué es importante realizarla?
La empresa debe tener conocimiento de todas sus obligaciones y atenderlas con un asesoramiento correcto para poder evitar problemas laborales futuros, por no cumplir con la normativa aplicable, que podrían tener un coste muy elevado y no solo en lo económico, sino también en el funcionamiento de la empresa.
Mediante la auditoría laboral se obtiene un diagnóstico a medida que informa a la empresa de su situación exacta para que disponga de una visión completa y pueda tomar medidas con la antelación suficiente para evitar problemas laborales y en materia de Seguridad Social. El diagnóstico advierte además de los riesgos existentes en materia laboral, las posibles soluciones para evitarlos o minimizarlos y los plazos para cumplir con la legislación vigente.
¿Qué beneficios supone llevar a cabo auditorías laborales?
En la legislación actual no existe ninguna disposición legal que obligue a las empresas a realizar auditorías laborales, es un proceso voluntario en el que se evalúa el grado de cumplimiento de la normativa laboral; sin embargo, es recomendable realizarla porque supone numerosos beneficios para la organización, entre ellos:
- Evita penalizaciones por no contar con la documentación acorde a la legislación laboral.
- Optimiza los recursos de la empresa.
- Facilita la toma de decisiones.
- Ayuda a evitar sanciones administrativas.
- Permite medir el impacto de las relaciones laborales entre la empresa y el trabajador.
- Evita conflictos laborales y responsabilidades de la empresa más allá de las contempladas en la ley.
- Es una herramienta útil cuando existe un proceso de venta, fusión o absorción de empresas.
¿Qué áreas de la empresa se analizan en una auditoría laboral?
La auditoría laboral comprende el análisis exhaustivo de la empresa con el fin de identificar posibles contingencias laborales, para ello el auditor realiza un estudio de las siguientes áreas:
Estructura general de la empresa
Para llevar a cabo una auditoría laboral en primer lugar se deberá conocer y analizar la estructura de la empresa y sus distintas áreas de trabajo. Esto no solo engloba el nombre y la forma jurídica-laboral de la empresa, sino también, cuestiones tan importantes como: la existencia de sucesiones o cambios de empresa, si ésta pertenece a un holding o a un grupo de empresas, la configuración de los centros de trabajo de la empresa, etc.
Normativa aplicable a la empresa y representación legal de los trabajadores
La determinación de la normativa laboral aplicable en una empresa es la base sobre la que se asentarán las áreas de la auditoría. Los objetivos que se pretenden conseguir son fundamentalmente verificar cuáles son las obligaciones, en las que se enmarca jurídicamente la empresa:
- Legislación
- Convenios colectivos vigentes y aplicables
- Acuerdos o pactos colectivos extraestatutarios
- Pactos no escritos y condiciones más beneficiosas
Asimismo, es fundamental verificar la existencia de la representación legal de los trabajadores, la legalidad de la misma y la determinación del grado de importancia que tiene dentro de la organización.
Estructura de personal y contratación laboral
En esta área de trabajo, se analizan y verifican todas las contrataciones que existen en la empresa desde el punto de vista jurídico-laboral. El objetivo que se pretende conseguir es verificar el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a la utilización de las distintas modalidades contractuales que tengan relación y conlleven consecuencias jurídico-laboral para la empresa.
Seguridad social
El objetivo respecto al cumplimiento de las normas de la Seguridad Social en una empresa es verificar la afiliación y alta en seguridad social de la empresa y de sus trabajadores, además de comprobar la adecuación de las cotizaciones realizadas por la empresa a la Seguridad Social sujetas a la normativa aplicable:
- Afiliación y alta en la seguridad social de la empresa y sus trabajadores
- Cotización a la Seguridad Social
Estructura salarial
Respecto a esta área el auditor se encargará de verificar el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a los conceptos retributivos de acuerdo con la legislación, para ello se analizarán:
- Recibos de nóminas (de los últimos 6 meses)
- Salarios y retribuciones
- Conceptos retributivos
- Absorción y compensación de salarios
- Aumentos salariales
- Mejoras sociales
Sistema y tiempos de trabajo
De acuerdo con esta área, en la auditoría se verifica el cumplimiento que la empresa tiene, de acuerdo con la legislación vigente y convenios colectivos aplicables, respecto al calendario y la jornada laboral, horarios, descansos, permisos y licencias, vacaciones, horas extraordinarias, etc.
Modificación, suspensión y extinción de la relación laboral
En este caso, el auditor comprueba el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a la modificación sustancial de las condiciones de trabajo, y si estos se han realizado de acuerdo con la legislación y convenios colectivos aplicables. Así como las suspensiones y/o extinciones de contratos de trabajo producidas durante los últimos cuatro años, y los contenciosos pendientes que tenga la empresa en el momento de la realización de la auditoría.
Protección de datos personales
Adecuación de la empresa a la normativa que dicta la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal verificando si las acciones llevadas a cabo en dicha materia en la empresa se ajustan y adecuan a la legalidad vigente.
¿Cómo puede ayudarme Gestolasa?
Gestolasa cuenta con un equipo jurídico experto en auditoría y compliance laboral. Sus asesores forman parte de la Asociación Española de Auditores Sociolaborales “CEAL”, que regula privadamente la actividad de los profesionales que se dedican a estas actividades, a fin de garantizar la profesionalidad, la independencia y la transparencia de todos sus asociados.
Para más información, escríbenos a gestolasa@gestolasa.es o revisa más detalles de nuestros servicios en Asesoría de Seguridad Social y Derecho Laboral.
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