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El control y reducción del absentismo se ha convertido en una tarea prioritaria para muchas organizaciones. En 2019 la tasa de absentismo media fue del 5,2% en España, que era uno de los datos más elevados de los últimos 20 años. Pero la irrupción de la COVID-19 disparó esta tasa hasta el 6,3% en el primer trimestre del 2020 y el 6,9% en el segundo trimestre. El primer trimestre de 2021, esta tasa se mantuvo por encima del 6%, acumulando varios trimestres en máximos históricos según el informe de absentismo trimestral de Randstad Research.
La peor noticia es que en la actualidad, para muchas empresas y sectores, esta tendencia no parece estar remitiendo con el tiempo, manteniéndose lejos aún de cifras cercanas a una cierta normalidad.
Para Adecco Institute, considerando el coste medio de cada hora de trabajo, esos millones de horas no trabajadas pueden traducirse en un coste bruto para el conjunto de la economía de 36.900 millones de euros en 2020, lo que equivale al 3,3% del PIB. Este es el coste que, en parte, está siendo sufragado por las empresas, además del resto de problemáticas relacionadas con el absentismo y aquellas añadidas por el contexto COVID actual.
Estrategias para abordar la gestión del absentismo
En Gestolasa contamos con más de 25 años colaborando con la gestión y reducción del absentismo por parte de las organizaciones. Gracias a nuestra experiencia, proponemos estas 3 medidas sencillas que permiten un mayor control y reducción de los índices de absentismo en la organización:
1. Establecer un sistema de medición
En el absentismo, son fundamentales las mediciones sobre el fenómeno y sobre las prácticas organizativas llevadas a cabo para su prevención y control. Disponer de un modelo de diagnóstico sobre el absentismo es de gran utilidad y debe ser un paso previo a posibles planteamientos sobre el problema y sus intervenciones.
En cada momento la organización debería conocer los indicadores de absentismo y a ser posible, identificar su relación con diferentes variables que le permitan planificar intervenciones y hacer seguimiento de estas.
La medición del absentismo se debe realizar durante periodos de tiempo definidos y amplios, y relacionarse con diferentes variables como la estacionalidad de las ausencias, periodos vacacionales, turnos u otras variables relevantes.
Para ello, Gestolasa cuenta con un Informe de Control de Absentismo, que brinda de forma periódica a las organizaciones que lo solicitan, analizando los registros de absentismo de los últimos 4-5 años, con el fin de obtener un marco temporal suficientemente relevante para identificar patrones y desviaciones.
2. Valorar su impacto y coste
Para realizar una adecuada valoración, recomendamos identificar y tener en cuenta los diferentes parámetros relacionados con el absentismo.
a) Parámetros organizativos
La gestión de absentismo, tanto de corta como de larga duración, tiene un elevado impacto a nivel organizativo en la empresa. En muchos casos es necesario sustituir personal de baja, modificando turnos, ajustando procesos o contratando personal temporal de sustitución, muchas veces menos formados y preparados para las tareas asignadas.
b) Parámetros económicos
Principalmente nos referimos a la disminución de la productividad y el aumento de los costes. Estos últimos, clasificables en costes directos e indirectos.
Son costes indirectos aquellos que pueden incluir los derivados por disminución de la productividad, costes de sustitución (reclutamiento, selección, formación), de fallos en la calidad del producto o servicio, de disminución de beneficios, las cotizaciones sociales y en general costes de administración (personas y actividades de gestión de las ausencias).
Los costes directos son principalmente los salarios de los trabajadores ausentes, determinados costes de sustitución (retribuciones de los substitutos) y los costes de las horas extras. A esto se añaden complementos voluntarios de la empresa, en muchos casos establecidos en los Convenios Colectivos correspondientes.
Una estimación de costes del absentismo permitirá identificar la magnitud del problema y valorar las actuaciones implementadas en términos de inversión y retorno de estas.
El Informe proporcionado por Gestolasa, permite incorporar la base reguladora de cada uno de los registros de absentismo, realizando el cálculo de coste de seguridad social como estimación del coste económico relacionado con el absentismo.
3. Clasificar el absentismo
Una situación de falta de salud de un trabajador, que impide el desarrollo normal de sus responsabilidades profesionales, puede implicar diferentes niveles de alcance y requerir diferentes formas de intervención.
a) Absentismo “normal”
Nos encontraremos con aquellos casos de absentismo puntual, justificado, de corta duración y poca recurrencia en el tiempo. Son casos que muchas veces cuentan con 1 a 3 periodos ausencias a lo largo de los últimos 4 o 5 años, con un total de días que no supera una o dos semanas laborales. Intervenir de forma directa en este tipo de situaciones suele tener poco impacto en los niveles generales de absentismo de la organización.
b) Absentismo reincidente
El análisis de la acumulación de ausencias por trabajador resulta una herramienta valiosa para la detección de casos susceptibles de un estudio más minucioso. El Factor de Bradford es un buen índice que nos permite identificar y analizar este tipo de situaciones. La fórmula que propone es la siguiente:
F. Bradford = Nº Contingencias2 x Total días de baja
Es aconsejable que los listados de Bradford formen parte del informe de absentismo periódico. En muchos de estos casos es necesario intervenir, ya que pueden tener un peso relevante en los indicadores generales de absentismo.
c) Absentismo de media y larga duración
Este tipo suele tener un elevado impacto en los indicadores de absentismo, aunque con un menor impacto en parámetros organizativos y productivos de la organización. Nos encontraremos en la mayor parte de los casos, con patologías de cierta relevancia y situaciones que requieren de un tratamiento prolongado con la finalidad de recuperar, por parte del trabajador, su capacidad para desempeñar su puesto de trabajo habitual.
Será muy recomendable para la empresa, el poder identificar, apoyar y gestionar adecuadamente aquel tipo de situaciones donde se prevea una difícil recuperación por parte del trabajador. En el caso de considerarse potencialmente subsidiario de una posible incapacidad permanente, la empresa puede ayudar al trabajador, brindando herramientas y alternativas que le faciliten una adecuada gestión de su situación, ante los organismos públicos y la seguridad social.
Para ello, Gestolasa cuenta con un servicio especializado en valoración y gestión de Incapacidad Permanente. Algunas empresas lo ofrecen como beneficio social y protocolo de actuación, a todos aquellos trabajadores cuyas bajas que superen un periodo de tiempo determinado.
Plan de actuación para el control del absentismo
Un sistema de gestión del absentismo pretende actuar como un plan integral, de forma que cualquier situación que pueda aumentar el riesgo sea conocida y controlada, y las desviaciones identificadas puedan ser abordadas de forma planificada y coordinada.
Una adecuada medición, clasificación y estimación de costes del absentismo, permitirá dimensionar y establecer actuaciones de mejora efectivos, ajustados a las necesitades de la organización.
Una buena estrategia de identificación y actuación en casos de absentismo, potencialmente subsidiarios de incapacidad permanente, tendrá un impacto directo en los indicadores de absentismo. Además, un buen sistema de medición y seguimiento de estos indicadores facilitará un seguimiento individualizado, mediante la adopción de medidas ajustadas a las circunstancias de cada caso.
Para más información sobre le Informe de Control de Absentismo o el servicio de Gestión de Incapacidad Permanente de Gestolasa, contacta con nosotros en este enlace.
Director Comercial en Gestolasa. People & Workforce solutions para la optimización del desempeño y productividad de las organizaciones. Payroll, health, talent management, retirement, labour compliance, people analytics & HR tech.
