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La crisis sanitaria provocada por el COVID-19 nos ha obligado a adaptar y modificar nuestros hábitos y costumbres, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Y en el mundo de la empresa, el departamento de Recursos Humanos y Administración de Personal es uno de los que más cambios y ajustes ha tenido que acometer.
Unos meses intensos para Recursos Humanos
Primero fueron aquellos meses en los que se debía reaccionar de forma rápida y eficaz ante las múltiples directrices emitidas por las distintas Administraciones con el fin de que, a pesar de las circunstancias, los empleados sufrieran las menores molestias posibles.
Posteriormente, habilitar procedimientos e implementar herramientas en materia de teletrabajo, un desafío aprobado con distinción en la mayoría de las organizaciones y pese al esfuerzo, uno de los buenos avances en esta pandemia.
En materia de prevención de riesgos no ha sido excepción. Se han tenido que implementar protocolos para la reducción de contagios, redistribución de espacios de trabajo, planificación de turnos imposibles, bajas, cuarentenas y grupos “burbuja”, todo un puzle llevado al día a día.
Y en la gestión del Área de Administración de Personal la situación no ha sido menor. La comunicación con organismos oficiales, la tramitación de ERTEs, nóminas con ERTEs parciales, retrasos en los pagos del SEPE…, todo ello ha generado más de un dolor de cabeza a sus responsables.
En búsqueda de soluciones a corto y largo plazo
En este sentido, muchas empresas están valorando alternativas para optimizar sus recursos con el objetivo de velar por la salud y el bienestar de la organización y sus empleados. Para ello está el foco puesto en maximizar la agilidad e innovación de sus Departamentos de Recursos Humanos, profesionalizando, aún más, éste área clave en la organización.
Una vía de ayuda para esa optimización es la Externalización. El contar con un proveedor externo, especialista y de confianza para la Administración de Personal y/u Operaciones de Recursos Humanos, es de gran ayuda. Permite agilizar la operativa básica de la compañía, incorporar mejores prácticas, adaptarse con agilidad a los cambios tecnológicos y normativos, así como liberar recursos internos mientras se mantiene un servicio de calidad, flexible y escalable.
5 preguntas imprescindibles si piensas externalizar
Si este es tu caso y te planteas externalizar algunas tareas en el área de administración de personal y nómina, te proponemos cinco preguntas a tener en cuenta antes de embarcarte en este nuevo proyecto:
1.¿Qué servicios están incluidos en la oferta?
Haz un inventario de todos y cada uno de los servicios que deseas externalizar y asegúrate de que todos están incluidos en la oferta y fee fijo mensual ofrecido por el proveedor. De esta forma tendrás un presupuesto estable de tu departamento, evitando posibles malentendidos y sobresaltos a la hora de recibir la factura cada mes.
2.¿Qué tipología de clientes gestiona el proveedor?
No solo es importante que el proveedor haya trabajado anteriormente con clientes de tu mismo sector/Convenio. También debes tener en cuenta el volumen de los Clientes con los que trabaja. Esto con el objetivo de no convertirte en la última prioridad debido al tamaño de tu empresa, o que el servicio se vea sobrepasado por la magnitud de tus necesidades.
3. ¿Qué quiero hacer con los datos históricos de mi empresa?
Uno de los miedos más habituales a la hora de externalizar el servicio de Nómina y Administración de Personal es qué ocurre con los históricos de la compañía. En la medida de lo posible, puedes intentar conservar estos datos ya que son la memoria de tu empresa y para ello encontrarás diferentes alternativas:
- Mantén la gestión de tu software: si el proveedor tiene la capacidad técnica y flexibilidad para adaptarse a tu sistema, puedes mantener la licencia de tu software y que el proveedor se conecte a través de los usuarios que le facilites.
- Restaura el backup de tu software: Si el aplicativo y tu proveedor lo permite, puedes realizar una copia del histórico de datos y restaurarlo en el nuevo sistema.
- Migración de datos: Este es un caso más complejo, pero en algunos casos hay cierta compatibilidad en los diferentes aplicativos, que permiten una adaptación y carga de los históricos de datos de forma más sencilla. Normalmente en estos casos el coste es mayor que en los dos casos anteriores.
- Conservar un respaldo: Si ninguna de estas opciones es posible, asegúrate de conservar todos los datos que puedas necesitar ante posibles Inspecciones de Trabajo y Seguridad Social, el proveedor te ayudará a saber cuáles son.
4. ¿Qué experiencia tiene la empresa en este tipo de Servicios?
Es importante conocer desde cuándo el proveedor presta este tipo de servicios en el mercado y analizar las características de clientes con los que han trabajado. Puedes incluso solicitar referencias.
5. ¿Quién es el equipo?
Si quieres tener éxito en esta aventura es importante que consideres como parte de tu equipo a las personas con las que trabajarás. Conoce la metodología y forma de trabajo tanto en la transición como en el día a día después de la puesta en marcha del servicio. Asegúrate de tener buen feeling con el responsable del servicio y que su visión del trabajo sea la misma que la tuya.
Aunque a priori te parezca un ejercicio complejo, en el momento que hayas elegido al proveedor adecuado a tus necesidades te preguntaras por qué no externalizaste el servicio antes. Y podrás contar con tú equipo plenamente dedicado a resolver las necesidades más estratégicas de la organización para aportar valor al negocio.
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Para más información sobre Externalización de Administración de Personal y Nóminas, escríbenos a gestolasa@gestolasa.es o consulta nuestra sección de Externalización de Procesos RRHH.
Con más de 30 años de experiencia, prestamos servicios a más de 600 empresas. Somos un amplio equipo de profesionales especializados en Derecho Laboral y Seguridad Social, Previsión Social, Análisis Actuarial, Externalización de procesos de RRHH y Gestión de la Incapacidad Permanente.
