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Contestamos las preguntas más frecuentes relacionadas con la externalización de nóminas y la administración de personal. Con más de 30 años de experiencia y habiendo participado en innumerables proyectos de implantación, contestamos algunas de las preguntas más habituales. Esperamos que os puedan resultar de ayuda.
¿Qué servicios están incluidos en la externalización de nóminas?
El outsourcing o externalización de nóminas normalmente incluye dentro del coste mensual los siguientes servicios básicos:
- Cálculo de nóminas mensuales, finiquitos, pagas extraordinarias y procesos especiales.
- Generación de fichero CSB para transferencias bancarias.
- Generación y presentación de los Seguros Sociales (RLC y RNT).
- Resumen mensual de nóminas
- Elaboración del borrador de los modelos 111 ,190, 216, 345.
- Cálculo de IRPF
- Generación del certificado anual de retenciones de IRPF.
- Actualización de Convenios Colectivos.
- Comunicación a la Seguridad Social de altas, bajas, variaciones de datos.
- Gestión de certificados, informes de afiliación, vida laboral, etc.
- Realización de contratos, prórrogas, resoluciones, etc.
- Tramitación de procesos de IT y Accidentes de Trabajo por el Delt@.
- Asesoramiento jurídico laboral en materia de nóminas
- Cumplimiento de la normativa vigente.
Algunos servicios complementarios que se suelen contratar junto con la externalización de nóminas:
- Generación de apuntes contables e información económica
- Presentación de los modelos 111, 216, 190, 345.
- Portal del empleado
- Software de control de asistencia
- Análisis de costes laborales. Gestión de documentación de RRHH.
- Generación de informes e interfaces de entrada y salida.
- Licencia de Software de nóminas y RRHH avanzados
- Opción de gestión de nóminas con Software del cliente
- Asesoramiento y servicio de la Retribución flexible.
- Servidor de alojamiento de datos con seguridad. Hospedaje de los datos in-house permitiendo su accesibilidad de manera segura sftp desde cualquier lugar a través de permisos de acceso.
- Asesoramiento y servicio de Retribución flexible
¿Qué ocurrirá con los datos históricos de mi empresa?
Uno de los miedos más habituales en la externalización de nóminas es qué ocurre con los históricos de la compañía. Algunas de las alternativas que tienes con las siguientes:
- Conservar información histórica: es necesario conservar todos los datos que puedas necesitar para solventar posibles situaciones:
- Con el trabajador: las nóminas prescriben a los doce meses tiempo para reclamar según indica el art.29.3 E.T.
- Con la Agencia Tributaria: cuatro años, desde la presentación. (4+1).
- Con Seguridad Socia: cinco años.
- En materia contables: seis años, según el Código de Comercio.
- Restaura el backup de tu software: Si el aplicativo y tu proveedor lo permite, puedes realizar una copia del histórico de datos y restaurarlo en el nuevo sistema.
- Mantener la gestión de tu software: si el proveedor tiene la capacidad técnica y flexibilidad para adaptarse a tu sistema, puedes mantener la licencia de tu software y que el proveedor se conecte a través de los usuarios que le facilites.
- Software compatible: Este es un caso complejo, pero en algunos casos hay cierta compatibilidad en los diferentes aplicativos, que permiten una adaptación y carga de los históricos de datos de forma más sencilla. Normalmente en estos casos el coste es mayor que en los dos casos anteriores.
¿Cómo es el proceso de traspaso de nómina y cuánto tiempo tarda?
En nuestro caso el Director de Proyectos asignado realiza un análisis de las características de la nómina de la empresa, para establecer un calendario de puesta en marcha y diseñar el proceso de traspaso.
Se generará un calendario de implantación con los hitos previstos. Se deberá incluirla documentación a facilitar por la empresa contratante, así como brindar los permisos necesarios para permitir la representación y comunicaciones del proveedor con los organismos sociales correspondientes.
Con los datos obtenidos, el equipo de consultoría iniciará el arranque de la implantación. Dependiendo de la complejidad de la compañía, la puesta en marcha puede tener una duración de entre 2 semanas a 3 meses. Esto incluye la implantación y parametrización del software con el que se brindará los servicios, la formalización de los canales de comunicación, así como la carga de datos en el sistema.
Por último, este proceso normalmente incorporará la realización de 1 a 3 paralelos de nóminas, donde el equipo de consultores de Gestolasa replicará en el nuevo sistema los cálculos de nóminas de los últimos meses de la empresa. Esto permitirá contrastar los cálculos del nuevo proveedor, con los sistemas aún vigentes de nóminas, y así asegurar la perfecta parametrización, garantizando una puesta en marcha fluida y fiable.
¿Cómo funciona un paralelo de nómina y cuantos se recomienda hacer para un buen traspaso?
En la externalización de nómina o traspaso de proveedor, esta fase se requiere un alto nivel de exigencia y precisión. El paralelo de nómina consiste en la ejecución del cálculo completo de nómina para comprobación de los resultados obtenidos. Para ello:
- Se ha de escoger la nómina cerrada más próxima a la ejecución.
- Se realiza una carga de datos de manera minuciosa y fiable.
- Comprobamos que los datos económicos y categorías profesionales están en línea con el Convenio Colectivo.
- Realizamos la extracción de informes del paralelo realizado para contrastar con el cliente los datos obtenidos.
- Los paralelos serán revisados hasta obtener un nivel de error nulo y así proceder con la mayor garantía al arranque en real.
- Los paralelos a realizar desentenderán de la organización a integra, su complejidad y en el nivel de éxito conseguido en los previos. Lo ideal es entre 1 y 3 paralelos.
¿Se respetará mi ciclo de nómina o me tendré que adaptar a otros plazos?
Los ciclos de nómina dependen de las necesidades de cada organización. Por ello se planteará un calendario de nómina adaptándonos a sus requerimientos, siempre respetando los plazos legales.
¿Qué control tendré de la información de mi empresa?
Aunque decidas externalizar la nómina, debes saber que el acceso a la información de nóminas de tu empresa será total. Dependiendo del software a utilizar, tendrás acceso a la herramienta en tiempo real, o mediante informes de nómina con la periodicidad que se requiera. Además, del asesoramiento y soporte continuo del equipo especializado de nóminas, asignado a tu organización.
¿Podré dar respuesta a todas las necesidades de mi departamento a través de la externalización de nómina?
Por supuesto que si. Dependiendo de las necesidades de la organización, podemos poner al servicio del cliente aplicaciones avanzadas de nóminas para dar respuesta a las necesidades. Además de la gestión básica de nóminas, se pueden habilitar diferentes módulos integrados para cubrir todas las necesidades del departamento de recursos humanos. El Portal del Empleado (usuario y del manager), incluye entre otros la Gestión de ausencias, permisos y vacaciones, Control de Presencia con sistema de fichaje, un módulo de Retribución Flexible, o módulos para la gestión de Recursos Humanos como Selección, Evaluación y Formación entre otros.
¿Puedo externalizar el departamento de Administración de Personal entero? ¿O solo determinadas tareas estacionales?
Todo depende del resultado que cada empresa desee conseguir con la externalización (reducción de costes; dedicar recursos internos a procesos estratégicos; flexibilizar necesidades, estar al día en sistemas, etc.), se puede externalizar toda la gestión del departamento quedando internalizado únicamente la relación empresa con trabajador, o puede externalizarse totalmente ofreciendo un servicio mixto, in/off situ en el que uno de los técnico asignados pueda trabajar en varias direcciones.
Para más información sobre Externalización de Nóminas y Administración de Personal, escríbenos a gestolasa@gestolasa.es o consulta nuestra sección de Externalización de Procesos RRHH.
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Con más de 30 años de experiencia, prestamos servicios a más de 600 empresas. Somos un amplio equipo de profesionales especializados en Derecho Laboral y Seguridad Social, Previsión Social, Análisis Actuarial, Externalización de procesos de RRHH y Gestión de la Incapacidad Permanente.
