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El Outsourcing de Nómina y de Administración de Personal es un tema de permanente debate en el seno de las empresas. Sin embargo, gracias a la evolución de los modelos de outsourcing y sus ventajas, cada vez son más las empresas que se deciden por buscar servicios especializados que se hagan cargo de este proceso.
Analizamos las claves del outsourcing de nóminas en 2024, a continuación:
¿Qué es el Outsourcing de Nómina?
El Outsourcing o Externalización de Nóminas se refiere a la contratación de una compañía externa que se encargue de las actividades necesarias para el cálculo de la nómina, retenciones y cotizaciones a la Seguridad Social. El proveedor debe asegurarse que los empleados de la empresa cliente reciban su retribución en la fecha acordada. Estas compañías externas, también se encargan de la gestión, conciliación e intercambio de información con los organismos oficiales intervinientes, desarrollando los servicios contratados en nombre del cliente.
De manera muy simplificada, la empresa que contrata los servicios de outsourcing proporciona información básica de su personal con la finalidad de que la empresa contratada pueda realizar el cálculo de los pagos y programarlos. Esto da como resultado numerosos beneficios dado que así se puede evitar tener a todo un departamento encargado de cuestiones de nómina tales como: pagar sueldos y salarios, realizar cálculos de retribuciones, seguridad social y retenciones, comunicación de bajas y ausencias, gestión de retribución variable, entre otras cosas.
Esta práctica nace con la finalidad de poder contar con talento especializado, contar con garantías de continuidad del servicio, ahorrar costes de operación y, al mismo tiempo, dar un mejor servicio a los empleados entre muchos otros beneficios.
¿Cuáles con las principales ventajas del Outsourcing de Nómina?
Más allá de las características particulares de un servicio de Outsourcing de Nóminas (o Payroll), hay que tener en cuenta las ventajas generales que pueden aportar a la organización:
Competitividad
Con la gestión de nóminas manejada por expertos, las empresas pueden acceder a análisis y reportes detallados que pueden ser cruciales para la toma de decisiones estratégicas. Esta información puede revelar tendencias y patrones importantes para la planificación empresarial y la competitividad.
Cumplimiento normativo
Una de las ventajas primordiales de la externalización de nóminas es que asegura el cumplimiento de las normativas fiscales y laborales en constante cambio. Los proveedores de servicios de nóminas están especializados en estas áreas, garantizando precisión y actualización frente a las modificaciones legales.
Ahorro de costes
En muchos casos, las empresas externalizan la gestión de nóminas porque han determinado que es más rentable que gestionarla internamente. Esto ha sido históricamente uno de los principales incentivos para cualquier tipo de externalización, y las funciones de nómina no son una excepción.
Equipo experto
Los proveedores de servicios de nóminas tienen equipos de expertos que están constantemente actualizados sobre las leyes fiscales y laborales. Esta experiencia garantiza que las empresas cumplan con todas las regulaciones pertinentes, reduciendo el riesgo de sanciones y litigios.
Digitalización
Los servicios de nóminas externalizados ofrecen acceso a las últimas tecnologías en la gestión de nóminas, incluyendo sistemas automatizados y plataformas basadas en la nube. Estas tecnologías mejoran la precisión, la eficiencia y ofrecen funciones avanzadas como la integración con otros sistemas empresariales.
Confidencialidad
El llevar una gestión internalizada implica que un determinado conjunto de trabajadores tiene acceso a la información salarial de la organización, información altamente sensible con los riesgos que ello implica. Son muchas las empresas que, por política de confidencialidad, deciden externalizar la gestión de nóminas.
La gestión profesional de nóminas garantiza el cumplimiento de las leyes de privacidad y protección de datos. Esto es cada vez más importante en un mundo donde las brechas de seguridad pueden tener consecuencias legales y de reputación graves.
Coste variable y escalable
La decisión estratégica de la compañía de transformar el coste del área en un coste variable y proporcional al tamaño de la plantilla, lo transforma en una ventaja competitiva inmediata. Siempre pagarás lo justo por el servicio que necesitas y utilizas.
Agilidad y adaptabilidad en tiempos de cambio
En el contexto de 2023, una ventaja crucial de la externalización de nóminas es la agilidad y adaptabilidad que ofrece a las empresas en tiempos de cambio. Con la reciente pandemia de COVID-19 y el continuo avance de la digitalización y la globalización, las empresas enfrentan desafíos y oportunidades únicos. La capacidad de adaptarse rápidamente a cambios en la legislación laboral, fluctuaciones del mercado laboral y nuevas formas de trabajo, como el teletrabajo, es esencial.
Los proveedores de servicios de nóminas están equipados para manejar estos cambios de manera eficiente, asegurando que las empresas no solo se mantengan al día con las tendencias actuales sino que también estén preparados para el futuro. Esto permite a las empresas ser más resilientes y ágiles, posicionándolas mejor para aprovechar nuevas oportunidades y navegar desafíos.
¿Cuáles son las principales desventajas?
- Reubicación de la plantilla: el pasar de una gestión interna a la externalización de nóminas, requiere la reubicación del personal previamente asignado a otras áreas de la empresa. Normalmente estos profesionales se reorientan a funciones más estratégicas en áreas de Recursos Humanos, Administración y/o Finanzas. Sin embargo, en algunos casos se transfieren al proveedor del servicio externo o se produce su salida de la empresa.
- Percepción de pérdida de control: el outsourcing de nóminas implica ceder parte de la ejecución de las tareas operativas de la empresa y en algunos casos genera una percepción de pérdida de control. Sin embargo, gracias a los sistemas de información de los proveedores de servicios de nóminas, normalmente la compañía puede contar con una información mucho mas completa y detallada de sus propios procesos.
¿Cómo elegir un proveedor de Outsourcing de Nómina en 2024?
Elegir un proveedor de gestión de nóminas es una decisión crucial para cualquier empresa. La gestión de nóminas implica una serie de procesos complejos y sensibles, por lo que es fundamental seleccionar un proveedor que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa. Aquí hay algunos pasos que puedes seguir para elegir el proveedor adecuado:
- Evaluar tus necesidades:
- Antes de comenzar la búsqueda de un proveedor, identifica tus necesidades específicas en términos de gestión de nóminas. Considera el tamaño de tu empresa, la complejidad de tus procesos de nómina, los requisitos legales y cualquier función adicional que puedas necesitar, como la gestión de beneficios y la generación de informes.
- Investigación del mercado:
- Investiga el mercado para identificar proveedores de gestión de nóminas. Puedes hacer esto a través de recomendaciones de colegas, búsquedas en línea, revisiones de usuarios y comparativas de software.
- Reputación y experiencia del proveedor:
- Verifica la reputación y la experiencia del proveedor. Revisa las opiniones de clientes, busca testimonios y evalúa la trayectoria del proveedor en el mercado. Un proveedor con experiencia sólida en la gestión de nóminas es probable que tenga los conocimientos necesarios para manejar tus requerimientos.
- Cumplimiento legal y fiscal:
- La gestión de nóminas implica cumplir con regulaciones y leyes laborales y fiscales. Asegúrate de que el proveedor esté actualizado y sea cumplidor con las normativas locales y nacionales.
- Funcionalidades y flexibilidad del software:
- Evalúa las funcionalidades del software de gestión de nóminas ofrecido por el proveedor. Asegúrate de que el sistema pueda manejar los aspectos específicos de tu nómina, como deducciones, impuestos, bonificaciones, etc. También es importante que el software sea lo suficientemente flexible para adaptarse a futuros cambios en tus procesos.
- Integración con otros sistemas:
- Verifica la capacidad del software para integrarse con otros sistemas que puedas estar utilizando, como sistemas de recursos humanos, contabilidad o software de gestión empresarial.
- Costes y transparencia:
- Comprende la estructura de precios del proveedor. Pregunta sobre cualquier tarifa adicional y asegúrate de que no haya costos ocultos. La transparencia en la estructura de precios es esencial.
- Soporte y servicio al cliente:
- Evalúa la calidad del soporte y servicio al cliente que ofrece el proveedor. Asegúrate de que haya un equipo de soporte disponible para ayudarte en caso de problemas o preguntas.
- Prueba del servicio:
- Si es posible, realiza una prueba del servicio antes de comprometerte a largo plazo. Esto te permitirá evaluar la facilidad de uso, la eficiencia del software y la idoneidad del proveedor para tus necesidades específicas.
- Referencias:
- Pide referencias a otros clientes que hayan utilizado los servicios del proveedor. Las experiencias de otras empresas pueden darte una idea clara de lo que puedes esperar.
Al seguir estos pasos, podrás tomar una decisión informada al elegir un proveedor de gestión de nóminas que se ajuste a las necesidades particulares de tu empresa.
¿Cómo puede ayudarme Gestolasa?
En Gestolasa contamos con un equipo de gestión integral externalizada de todos los procesos de RRHH. Para ello disponemos de un equipo humano multidisciplinar de expertos en Gestión de Nómina y Administración de personal, con una clara vocación hacia el cliente.
Prestamos nuestros servicios de externalización de RRHH de manera personalizada, adaptándonos en todo momento a las necesidades de cada cliente a través de nuestro Centro de Servicios Compartidos con un equipo de interlocutores dedicado.
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