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La gestión de las bajas por incapacidad temporal (IT) en España, desde la reforma normativa en 2023, está diseñada para ser automática, facilitando la comunicación de las bajas desde los servicios médicos de atención primaria a la Seguridad Social y a las empresas. Esta automatización busca reducir la carga administrativa sobre los trabajadores y hacer que el proceso sea más eficiente. Sin embargo, ha supuesto que los servicios de atención primaria están sobrecargados debido a las tareas administrativas, provocando retrasos en las notificaciones de baja. En este artículo analizamos las consecuencias de dichos retrasos para las empresas contextualizando el problema según los últimos datos publicados.
Contexto Normativo: Real Decreto 1060/2022
El Real Decreto 1060/2022, aprobado en diciembre de 2022 y efectivo desde abril de 2023, introdujo cambios clave en el proceso de comunicación de las bajas médicas. Esta normativa establece que la comunicación de la baja y alta médica debe realizarse electrónicamente, tanto para la empresa como para la Seguridad Social, de modo que el trabajador quede exento de entregar el parte de baja en papel a la empresa. Según el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, el objetivo es reducir el tiempo administrativo destinado a la tramitación de bajas y facilitar la reincorporación laboral en el caso de las altas.
Sin embargo, desde su entrada en vigor, los servicios de atención primaria en España han experimentado un aumento de hasta un 25% en la carga administrativa, lo que sumado a una falta de personal, está generando importantes retrasos en la comunicación de las bajas.
Principales consecuencias para las empresas
Los retrasos que se están produciendo en la comunicación de las bajas trae consigo una serie consecuencias en la gestión de las bajas por incapacidad por parte de las organizaciones:
1. Pérdida de control y planificación operativa en las empresas
El retraso en la notificación de las bajas afecta directamente la capacidad de las empresas para planificar sus operaciones de forma eficiente. Según el “Informe sobre la Incapacidad Temporal y su gestión en el ámbito empresarial” de la Asociación Española de Dirección de Recursos Humanos (AEDRH) de 2023, aproximadamente el 40% de las empresas encuestadas han experimentado problemas en su organización interna debido a retrasos en la comunicación de bajas .
- Imposibilidad de prever turnos y recursos: la falta de información oportuna sobre la situación de los trabajadores genera problemas de planificación, especialmente en sectores con alta rotación o dependencia de personal fijo, como el retail o el industrial.
- Aumento de la presión sobre otros empleados: la AEDRH indica que el 35% de las empresas en sectores esenciales han tenido que incrementar las horas extras para cubrir las ausencias, aumentando la carga y el estrés entre los trabajadores activos, y en algunos casos, generando más bajas médicas por estrés y fatiga acumulada.
2. Incremento de los costes laborales y de recursos humanos
En el mismo informe de la AEDRH se calcula que los retrasos en la gestión de bajas temporales aumentan los costes de personal en un 15% para pequeñas y medianas empresas. Este aumento se atribuye a la falta de planificación y la necesidad de cubrir de forma imprevista puestos que requieren continuidad.
- Contratación de personal de emergencia: empresas en sectores como el sanitario, donde la continuidad es vital, reportan gastos adicionales de hasta 1.000 euros por trabajador en contratación temporal cuando la comunicación de la baja es tardía.
- Costes de las horas extra: el INE señala que el coste por hora extra aumentó un 3.2% en el primer semestre de 2023, siendo una solución común frente a la falta de personal derivada de bajas inesperadas .
- Costes indirectos: estos incluyen reducción en la satisfacción del cliente, demoras en la producción o incumplimientos de contrato, según el último “Estudio de costes indirectos laborales” de la Fundación CYD (2022).
3. Impacto en el clima y cultura organizacional
Según el “Estudio de Clima y Cultura Empresarial en España 2023” de la AEDRH, un 29% de las empresas afirman que la incertidumbre en la gestión de bajas afecta negativamente el ambiente laboral. Los retrasos en la comunicación de bajas pueden llevar a que los empleados perciban que la empresa carece de organización o que no toma en cuenta su bienestar. Esto afecta la cultura organizacional de las siguientes formas:
- Desmotivación: la falta de planificación de reemplazos o de apoyo ante una baja puede dar la impresión de que la empresa no valora a sus empleados, generando desmotivación y desconfianza.
- Incremento del estrés y absentismo adicional: en el informe de AEDRH, un 22% de los empleados en empresas afectadas por este problema reportaron que el aumento de carga de trabajo debido a bajas inesperadas repercute en su bienestar y aumenta el riesgo de bajas por estrés laboral.
4. Impacto en la reputación empresarial y en la relación con proveedores
En los sectores de servicios, los retrasos en la cobertura de bajas pueden afectar la imagen externa de la empresa. Un estudio reciente de la Universidad Autónoma de Barcelona (2022) observó que el 15% de los clientes perciben una menor calidad de servicio cuando la empresa se encuentra afectada por problemas internos derivados de la gestión de bajas laborales.
- Impacto en la relación con los clientes: empresas en sectores de contacto directo con el cliente, como la hostelería o el retail, ven afectada su reputación y la percepción de calidad, ya que el servicio puede resentirse ante la falta de personal.
- Relaciones con proveedores y socios: la falta de capacidad para cumplir con plazos o estándares, especialmente en sectores de manufactura, afecta la fiabilidad de la empresa frente a proveedores, generando tensiones y una menor flexibilidad en las relaciones comerciales.
Conclusión
Los retrasos en la comunicación de las bajas por incapacidad temporal representan un desafío real y tangible para las empresas en España, especialmente desde la entrada en vigor del Real Decreto 1060/2022. Las organizaciones deben considerar estrategias que les permitan ser más flexibles y eficientes ante estos cambios, como implementar soluciones digitales para el seguimiento del absentismo y planificar equipos de reemplazo.
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