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El nuevo modelo de trabajo tras la pandemia ha traído desajustes a la hora de comunicar los documentos de altas y bajas médicas, además de dificultades a la hora de tramitar los mismos.
El procedimiento habitual en la gestión de la IT
La competencia en materia de emisión de partes de baja, confirmación y alta de la situación de incapacidad temporal corresponde al Servicio Público de Salud, desde su inicio y hasta su finalización, o hasta el cumplimiento del día 365.
A partir de la publicación del Real Decreto 625/2014, según la patología subyacente los procesos de IT tienen una duración estimada de acuerdo con el Manual de Tiempos Óptimos de Incapacidad Temporal editado por el Instituto Nacional de Seguridad Social.
Corresponde al facultativo que emite el parte médico de baja determinar, en el momento de su expedición, la duración estimada del proceso en función de la patología, pudiendo alterar esa duración estimada en un momento posterior como consecuencia de la modificación o actualización del diagnóstico o de la evolución sanitaria del trabajador.
En este procedimiento el facultativo expedirá los partes médicos de baja, confirmación y alta, entregando al trabajador dos copias de este, una para el interesado y otra con destino a la empresa.
El trabajador tenía la obligación de presentar en la empresa el ejemplar destinado a ella, dentro del plazo de tres días hábiles, a partir del día siguiente de la fecha de expedición del parte, tanto el de baja, como confirmación y alta médica. Este trámite permitía al equipo gestor de la empresa (departamento de RRHH o Personal), comunicar la situación de IT del trabajador dentro de los plazos establecidos para el cuadre y pago de los Seguros Sociales.
Sin embargo, este procedimiento ha sido habitualmente considerado por los equipos médicos como una tarea extremadamente burocrática. Argumentan que les ocupaba una parte importante de su jornada laboral, restándole tiempo que podían dedicar a atender mejor a sus pacientes. Esta situación se ha visto agravada en el contexto de déficit de profesionales y agendas saturadas.
Cambios recientes en la gestión de bajas por los equipos médicos
A partir de la pandemia del COVID-19 estos procesos habituales de “visita al médico” y atención presencial se han ido modificado, tanto a nivel operativo como en su gestión y comunicación.
El parte médico físico
Se ha incrementado el número de citas médicas que se desarrollan por vía telefónica. Esto ha generado un primer cambio, ya que el facultativo no entrega en el mismo acto el parte de baja, confirmación y/o alta, sino que en algunas ocasiones le indica al trabajador que debe pasar a recogerlo en la recepción del centro de Salud. Y ya con el parte físico podrá hacer entrega a su empresa dentro de los plazos establecidos.
El parte médico telemático
En muchos casos se ha habilitado para que el facultativo no necesite hacer entrega del parte físico, sino que genere automáticamente una comunicación telemática. Es decir, a través de los sistemas de comunicación entre el SPS, INSS y TGSS tramitan el correspondiente parte médico.
Este servicio de notificación electrónica había sido puesto a disposición por parte del INSS a empresas y facultativos en el 2019, aunque su uso se ha visto claramente incrementado por los efectos de la pandemia. Con este procedimiento, el trabajador no puede aportar nada a la empresa ya que su baja se actualiza automáticamente en el “sistema”.
En este procedimiento, el parte médico puede llegar a conocimiento de la empresa a través de dos medios:
- SILTRA: la TGSS emite comunicaciones periódicas a través de esta herramienta que llegará al autorizado RED principal
- Ficheros FIER: el autorizado RED directamente tendrá que ingresar en la web de Sistema RED y realizar consultas periódicas seleccionando el CCC de cada empresa.
Una mayor autonomía en la gestión médica
A raíz de la pandemia de COVID- 19 gran cantidad de usuarios demandantes de atención médica se encontraban con un sistema sanitario colapsado que no disponía de citas con la inmediatez necesaria. Es ahí cuando el médico de cabecera, autorizado ahora para ello, decide dar la baja al trabajador con anterioridad a la fecha de consulta dado que el mismo paciente, por encontrarse mal, comunica al personal de salud que no ha ido a trabajar sin consulta ni revisión previa.
La dificultad para el acceso a la cita médica tiene una primera consecuencia evidente, que es el descontento generalizado de los usuarios, por no poder contar con la atención médica necesaria y el temor a empeorar por falta de ella.
Pero también tiene una segunda implicación, dado que cuando el personal sanitario emite bajas con efecto retroactivo, deriva en un desajuste en la comunicación y gestión de los procesos de Incapacidad Temporal por parte de las empresas.
Principales consecuencias de estos nuevos procedimientos
Los cambios dirigidos a maximizar la eficiencia de los sistemas sanitarios, así como para paliar la mayor dificultad en el acceso a la atención sanitaria por parte de los ciudadanos, trae consigo consecuencias en la gestión de las bajas por incapacidad por parte de las organizaciones:
Monitorización continua
En la actualidad, los encargados de la gestión de las nóminas deben monitorear continuamente que la información de la que disponen no haya sido modificada por el médico, y a finales de mes, confirmar que los cálculos de nómina realizados se basan en una situación vigente del trabajador, pese a que se puedan producir nuevos cambios con posterioridad.
Ampliación de los canales de comunicación
Antes del COVID-19, el médico daba al trabajador un parte en mano donde explicaba las alteraciones de su incapacidad y en cada uno de ellos las fechas tanto de baja como de confirmación y alta de dicho proceso. El trabajador era responsable de hacer llegar ese documento a los administradores de personal, quienes al momento procedían a actualizar los datos.
Tras la pandemia, se han alterado este procedimiento, incorporando la vía de la comunicación telemática. Es en estos casos el propio facultativo indica al paciente que no es necesario comunicar su baja a la empresa cuando esta ha sido comunicada por el sistema. Esto hace imprescindible que el administrador de personal compruebe y comunique las novedades, ya que se amplían los canales de información y las notificaciones con efectos retroactivas, pero se mantienen los mismos plazos para la propia empresa.
Impacto con los cuadres de tesorería
Todos estos cambios confluyen, como punto de mayor complejidad, en la comunicación entre la empresa y Tesorería. Si desde el principio de la cadena no se cuenta con la información actualizada, el proceso se desvirtúa, provocando errores en las nóminas y, por tanto, en las cotizaciones de la Seguridad Social.
Recomendaciones de actuación en la administración de personal
Es evidente que muchos de estos cambios han venido para quedarse. Además, los médicos de atención primaria españoles han propuesto un nuevo modelo de bajas laborales o incapacidad temporal (IT) para desburocratizar este proceso, que piden al Gobierno y las autonomías que lo adopten desde enero del 2023.
Sin embargo, este aumento de la flexibilidad en los sistemas de comunicación y fechas de efecto requeriría también ajustar sus procedimientos y plazos en la comunicación entre la empresa y los organismos correspondientes.
Por otro lado, aunque las vías telemáticas son indiscutiblemente útiles para mejorar la comunicación entre médico y paciente, sería importante que el sistema médico mantuviese las notificaciones a los trabajadores, para que estos también puedan comunicar las alteraciones a los administradores de personal en el plazo oportuno. De esto dependerá que su retribución sea la correcta y que la empresa cumpla con sus obligaciones de manera eficiente ante los organismos correspondientes.
Por último, la unificación del sistema de comunicación de bajas por IT ya sea por vía telemática o tradicional como ha sido hasta ahora, reduciría el riesgo de desajustes derivados de la dualidad de canales habilitados en estos momentos.
Ante estas circunstancias, la mejor opción que tiene el equipo de administración de personal de la empresa es realizar un seguimiento continuo de los procesos de baja, y monitorización de SILTRA y Ficheros FIER, sobre todo en momentos previos a los cierres de nómina y comunicación de seguros sociales.
En la actualidad, el Foro de Médicos de Atención Primaria, que engloba a todos los estamentos médicos, el sindical, los colegios profesionales y las sociedades científicas, plantea al Gobierno (el INSS) que resulta necesaria la implementación urgente de medidas que garanticen la asistencia sanitaria, limiten las actividades burocráticas y aseguren que cada actividad se realiza en el nivel asistencial y por el profesional adecuado en beneficio del paciente. Seguramente veremos en enero del 2023 cuál será la evolución de este modelo.
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