El portal del empleado como herramienta de gestión de nóminas

Uno de los principales retos a los que se han enfrentado las empresas durante la pandemia, y que todavía está vigente, es el poder realizar la gestión de nóminas en tiempo en consonancia con las actualizaciones normativas y legislativas que tantos quebraderos de cabeza han traído provocando disparidades en su interpretación.

En numerosas encuestas realizadas a las empresas españolas se detectó cómo el Covid-19 había supuesto un cambio en las perspectivas sobre el futuro modelo de gestión de las nóminas.

El 73% de las empresas encuestadas detectaron un incremento exponencial de la carga de trabajo a la hora de llegar a cabo esta gestión. Los nuevos cálculos que había que realizar, el incremento de trámites administrativos a raíz de la implementación de los ERTE en su comunicación con organismos como el SEPE o la TGSS, o las numerosas bajas médicas temporales fueron algunos de los factores que dificultaron enormemente los pagos correctos y puntuales de las nóminas.

En este contexto, el portal del empleado se ha convertido en una herramienta fundamental para agilizar y simplificar la gestión de nóminas.

¿Qué es el portal del empleado?

Se trata de una herramienta de comunicación e intercambio de información bidireccional entre empresa y trabajador, que ayuda a reducir trabajo “administrativo” para los departamentos de RR.HH, automatiza y estandariza procesos, optimiza el control horario y, en general, contribuye a la mejora de la productividad.

¿Qué funcionalidades incluye?

Existe una gran variedad de portales de empleados, y cada uno puede tener funcionalidades distintas con respecto a otros, aunque podríamos indicar una serie que incorporan como básicas siendo las siguientes:

• Comunicación interna: permite la mejora de la comunicación interna de la empresa poniendo a disposición del empleado todo tipo de documentación laboral necesaria.
• Registro de horario: se trata de una herramienta de fichaje, multidispositivo y en ocasiones, geolocalizado de los empleados. Dependiendo del portal, los empleados podrán fichar desde la app con móvil, Tablet u ordenador.
• Solución multidispositivo: con posibilidad de acceso en la nuble, móvil o Tablet, se pueden acceder a consultar su portal en cualquier momento y lugar.
• Seguridad: permite asegurar los datos en un entorno privado y fiable. Cumplimiento con lo establecido en la LOPD, Backups automáticos y cifrado de datos (protocolo SSL).

¿Cómo facilita la gestión de nómina el portal del empleado?

Lo primero a tener en cuenta es identificar los tipos de portales de empleados que existen, los cuales se pueden agrupar en dos tipos: aquellos que forman parte y están integrados dentro de un software de gestión de nóminas; y aquellos que forman parte de un software integral de gestión de recursos humanos.

En el equipo de Gestión de Nóminas de Gestolasa utilizamos diferentes portales de empleados para brindar los mejores servicios a nuestros clientes. Los que principalmente utilizamos y que pasaremos a analizar a continuación, son:

• A3HRgo
• A3Innuva/Nómina
• GCPN
• Factorial
• Personio
• Woffu

A3HRgo

Este portal está integrado dentro del programa A3ASESOR/NOM, que es un software muy conocido en la gestión de nómina en España y con muchos años de implantación. Se trata de un portal muy sencillo, que muestra el recibo de salarios, certificados de retenciones, datos personales y herramienta de fichajes.

Algunas de sus funcionalidades son:

• Integración con Nóminas: permite la comunicación bidireccional y automatizada para todo lo referido a nóminas, certificados de retención, contratos o finiquitos con total agilidad.
• Implantación y customización: es un producto bien estandarizado y de implantación sencilla, que no requiere un trabajo previo de parametrización. Por contrapartida, es poco flexible a la hora de requerir necesidades/funcionalidades a medida.

A3Innuva/Nómina

Esta aplicación es un software de nóminas y gestión laboral online. Es la solución cloud para calcular nóminas y administrar la plantilla, permitiendo una gestión de nómina eficaz y sencilla. Es probablemente una de las herramientas más desarrolladas y completas en lo que a funcionalidades que un portal de empleado puede ofrecer. Proporciona un entorno de trabajo con todas las ventajas y la seguridad de trabajar en la nube incorporando automáticamente los datos salariales de más de 1.400 convenios.

Algunas de sus principales funcionalidades son:

• Integración con nómina: permite una comunicación bidireccional y automatizada en relación a consulta de nóminas, certificados de retenciones, contratos o finiquitos.
• Consulta y modificación de datos personales: permite la consulta de los datos personales que la empresa dispone del empleado, y la posibilidad de solicitar y actualizar los datos que puedan variar, tales como dirección postal, situación familiar a efectos de retención de IRPF o CV entre otros.
• Solicitud de vacaciones y ausencias: dispone de un sistema de registro, solicitud y aprobación de vacaciones integrado con nómina. También es posible solicitar los permisos y licencias recogidos en el convenio colectivo o concedidos por la propia empresa.
• Comunicación interna: permite poner a disposición de los empleados anuncios o comunicaciones de la empresa.
• Registro horario: sistema de fichaje desde el portal y aplicación móvil. Con posibilidad de creación de distintos turnos de trabajo.
• Implantación y customización: es un producto bien estandarizado y de implantación sencilla, que no requiere un trabajo previo de parametrización. Por contrapartida, a la hora de requerir necesidades y/o funcionalidades a medida es poco flexible.
• Interfaz de usuario: interfaz depurada, intuitiva, rápida y optimizada para facilitar su uso por cualquier tipo de usuario.
• Notas de gastos: dispone de una herramienta para parametrizar notas de gasto, las cuales se pueden vincular con el pago de nómina.
• Módulos adicionales: cuenta con los módulos de Selección, Formación y Evaluación.

GCPN

Es una solución para la Gestión de Personas y cálculo de nómina, y se trata de un software con una estructura de base sencilla y parametrizable, que permite numerosas opciones de desarrollo a medida. Viene integrado con la aplicación GPCN de gestión de nóminas y algunas de las funcionalidades a destacar serían las siguientes:

• Integración con nómina: recibos automatizados de nóminas, certificados de retenciones, contratos o finiquitos, y cualquier documento que se quiera mostrar al empleado.
• Consulta y modificación de datos personales: permite la consulta de los datos personales que la empresa dispone del empleado, y la posibilidad de solicitar y actualizar los datos que puedan variar, tales como dirección postal o situación familiar a efectos de retención de IRPF entre otros.
• Solicitud de vacaciones y ausencias: sistema de solicitud, aprobación y registro de vacaciones integrado con nómina, así como licencias y permisos.
• Gestión de turnos: permite configurar turnos y estar siempre al tanto de horarios, así como de cualquier tipo de modificación que se realice sobre las tareas de los empleados.
• Expediente digital: permite gestionar y firmar nóminas, contratos, bajas laborales, documentos de empresa o ficha personal entre otros.
• Notas de gastos: herramienta para el registro y gestión de notas de gasto.
• Onboarding: comparte toda la documentación necesaria para incorporar al trabajador en la empresa. Sistema de notificación y firma digital de contrato, crear y compartir documentación de la empresa, así como centralizar toda la información necesaria para el proceso de inducción.
• Evaluación de desempeño y feedback 360°: desde el portal del empleado los trabajadores podrán completar las evaluaciones de desempeño que se les asignen, permitiendo evaluación en 90°, 180° o 360°.
• Gestión de retribución flexible: el portal permite a cada trabajador seleccionar y gestionar sus productos de retribución flexible, así como valorar su impacto a nivel impositivo.
• Módulos adicionales: cuenta con los módulos de Selección, Formación y Evaluación.

Factorial

Otra alternativa potente y con una interfaz sólida y visual. Esta startup española ha conseguido un crecimiento exponencial en los últimos años y desarrolla un portal de empleado que incluye numerosas funciones, que se expanden más allá de las comunes enumeradas anteriormente:

• Integración con nómina: no firma parte de un software de gestión de nómina, aunque elabora una nómina preliminar para su revisión y confirmación. Tiene funcionalidades que permiten la importación masiva de recibos de nóminas, certificados de ingresos y retenciones. Su capacidad de integración está orientada a los módulos de formación, evaluación de desempeño, selección y otras funcionalidades de gestión de RRHH.
• Consulta y modificación de datos personales: permite la consulta de los datos personales y solicitud de cambios.
• Vacaciones y ausencias: cuenta con opciones flexibles para parametrizar políticas y/o personalización de tipos de días de vacaciones y ausencias a medida.
• Gestión de turnos: permite configurar turnos y estar siempre al tanto de horarios de ingreso, así como de cualquier tipo de modificación que se realice sobre las tareas de los empleados.
• Gestión documental: permite consultar y firmar nóminas, contratos, bajas laborales, documentos de empresa o ficha personal entre otros.
• Notas de gastos: herramienta para el registro y gestión de notas de gasto.
• Onboarding: comparte toda la documentación necesaria para incorporar al trabajador en la empresa. Sistema de notificación y firma digital de contrato, crear y compartir documentación de la empresa, así como centralizar toda la información necesaria para el proceso de inducción.
• Evaluación de desempeño y feedback 360°: desde el portal del empleado los trabajadores podrán completar las evaluaciones de desempeño que se les asignen, permitiendo evaluación en 90°, 180° o 360°.
• Módulos adicionales: cuenta con los módulos de Selección, Formación y Evaluación.
• Interfaz de usuario: interfaz depurada, intuitiva, rápida y optimizada para facilitar su uso por cualquier tipo de usuario.

Personio

Esta startup alemana no cuenta con un portal del empleado propiamente dicho, sino que incorpora en una misma herramienta distintas interfaces para llevar a cabo diferentes soluciones típicas de los softwares de gestión de recursos humanos. Las funcionalidades que ofrece esta aplicación en cuanto a portal del empleado son las siguientes:

• Integración con nómina: incorpora herramientas que permiten ahorrar tiempo en la preparación de las nóminas con actualizaciones de incidencias de nómina y datos personales. A pesar de no formar parte de un software de gestión de nómina, elabora una nómina preliminar para su revisión y confirmación. Tiene la posibilidad de importar masivamente recibos de nómina, certificados de retenciones e ingresos, y se integra fácilmente con módulos de formación, evaluación y otros módulos de RRHH.
• Consulta y modificación de datos personales: permite la consulta de los datos personales y solicitud de cambios.
• Vacaciones y ausencias: cuenta con opciones flexibles para parametrizar políticas y/o personalización de tipos de días de vacaciones y ausencias a medida.
• Registro horario: sistema de fichaje desde el portal y aplicación móvil. Parametrización y registro de sistema de gestión de horas extra, sistema de aprobación de fichajes por sus superiores.
• Expediente digital: permite consultar y firmar nóminas, contratos, bajas laborales, documentos de empresa o ficha personal entre otros.
• Onboarding: comparte toda la documentación necesaria para incorporar al trabajador en la empresa. Sistema de notificación y firma digital de contrato, crear y compartir documentación de la empresa, así como centralizar toda la información necesaria para el proceso de inducción.
• Evaluación de desempeño y feedback 360°: desde el portal del empleado los trabajadores podrán completar las evaluaciones de desempeño que se les asignen, permitiendo evaluación en 90°, 180° o 360°.
• Módulos adicionales: cuenta con los módulos de Selección, Formación y Evaluación.
• Interfaz de usuario: interfaz depurada, intuitiva, rápida y optimizada para facilitar su uso por cualquier tipo de usuario.

Woffu

Otra alternativa que está creciendo de forma espectacular. Este software de nueva creación se ha convertido en la solución óptima para muchas empresas en lo que a gestión del tiempo trabajado se refiere. Se trata de una herramienta que asegura el cumplimiento legal de la normativa que regula los horarios de trabajo y que, además permite la agilización y automatización de diversos procesos de RRHH. Entre sus funcionalidades incluye:

• Gestión de Vacaciones y ausencias.
• Control de horarios: estructura los distintos horarios, añade descansos necesarios, limita horario y comprueba la presencia.
• Gestión de turnos: planifica y coordina los turnos y horarios de trabajo acorde a cada convenio y contrato de trabajo.
• Gestión documental: facilita el envío de nóminas, contratos y bajas laborales- El almacenamiento cloud que ofrece permite la distribución personalizada de las nóminas por empleado.
• Comunicación interna: permite enviar fácilmente anuncios individuales o de grupo con imágenes y documentos adjuntos.
• Firma digital.

¿Qué portal del empleado elegir?

Como hemos podido comprobar, todas las aplicaciones de portal del empleado utilizadas por el equipo de Gestión de Nómina de Gestolasa cuentan con las herramientas esenciales para la optimización de la productividad y comunicación de la empresa con sus empleados. Algunas de estas herramientas básica son el control horario, vacaciones y ausencias, solución móvil mediante app, gestión documental y/o directorio de empleados entre otros.

Cada una de estas herramientas puede brindar beneficios adicionales a cada organización, dependiendo de sus necesidades. Por ello, según las prioridades identificadas podemos hacer las siguientes recomendaciones:

• Si tu prioridad es agilizar los procesos de Gestión de Talento, entre ellos onboarding, expediente y firma digital de empleados, evaluación de desempeño o funcionalidades de selección y formación, las alternativas recomendables son Factorial y Personio. Pero como contrapartida, tendrás que contratar otro software para la gestión de nóminas, perdiendo prestaciones en su integración.
• En cambio, si tu prioridad está en la gestión y optimización de tus procesos de nómina, las alternativas recomendables son los portales de A3 y GPCN. Entre estas dos alternativas hay diferencias, principalmente en lo relativo a la implantación y customización. Si el portal de A3 es sencillo de implementar, tiene el hándicap de que su nivel de estandarización no permite incorporar desarrollos a medida y funcionalidades que no estén incluidas en el estándar. Por su parte GPCN permite mayores desarrollos a medida, y es por ese motivo que su parametrización inicial es algo más compleja y costosa.

Existen multitud de soluciones de portales de empleados en el mercado y en Gestolasa utilizamos una buena variedad de ellos, con la finalidad primordial de brindar un óptimo nivel de servicio para los requerimientos específicos de nuestros clientes. Si consideras que podemos ayudarte a gestionar la nómina de tu organización y a seleccionar el portal que mejor se ajuste a tus necesidades, no dudes en contactarnos o visita nuestra página Gestión de Nómina y Administración de Personal.

Teresa Prieto

Directora de Outsourcing con más de 30 años de experiencia en la Dirección y Administración de RRHH, en Outsourcing de nómina, administración de personal, y control económico-financiero de los gastos de personal.

Especialista en procesos de implantación y gestión del cálculo de nómina de empresas clientes adecuándola a los diferentes Convenios Colectivos y normativa interna de cada empresa.