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Una due diligence laboral es una auditoría realizada por consultores externos a una empresa para determinar si cumple con los requisitos laborales legalmente establecidos y no existen riesgos sustanciales derivados de su actividad.
Generalmente este informe es utilizado cuando hay inversores interesados en acudir a rondas de inversión, antes de un proceso de compra o fusión o cuando va a producirse un cambio de órgano de administración. Pero muchas empresas lo utilizan como un instrumento orientado a la gestión organizacional, que asegure el cumplimiento normativo y riesgos asociados en sus operaciones cotidianas.
En el informe se analizan las distintas materias del área laboral y su proceso de elaboración suele tardar de 2 a 3 semanas, aunque si el informe es necesario para completar una operación de venta el proceso puede alargarse hasta 1 mes. A continuación, revisamos algunos de las principales fases y aspectos analizados.
La Due diligence laboral, una visión general
En la due diligence laboral en primer lugar, se realiza una revisión general del sistema, para conocer los procedimientos y métodos establecidos por la entidad y confirmar su ajuste a las normativas establecidas.
Posteriormente, se inicia una fase de validación, donde se realizarán pruebas de cumplimiento que permitan obtener una seguridad razonable de que los controles y medidas establecidas se encuentran en uso y que están operando tal como se han diseñado.
El principal objetivo de la due diligence es certificar el cumplimiento por parte de la organización de los preceptos legales y dar las garantías de su adecuado cumplimiento, pero también se analizará el nivel de eficacia y eficiencia del proceso organizacional en su conjunto.
Fases del proceso
Normalmente un proceso de due diligence requerirá, entre otras, llevar a cabo las siguientes cuestiones:
Antecedentes de la empresa
Es importante conocer la estructura general de la empresa, no únicamente el régimen jurídico de la compañía, sino también otras cuestiones sobre su contexto que pueden afectar como es una posible sucesión o cambio en la empresa, su pertenencia a un holding o un grupo de empresas, etc.
Asimismo, en la estructura se analiza la configuración de la empresa, centros de trabajo y su legalización. Es necesario acceder a la información corporativa y al organigrama de la empresa para que los responsables de realizar la due diligence puedan familiarizarse con la organización interna de la empresa.
Entrega de información
A continuación, se pasará a revisar una muestra representativa de la documentación que refleje fielmente la situación de la compañía. Entre la documentación requerida podemos encontrar:
- Convenio de empresa
- Contratos laborales
- Nóminas
- Plan de Igualdad
- Plan de blanqueo de capitales
- Plan de Prevención de Riesgos Laborales
- Calendario laboral
- Procedimientos de inspección y procedimientos judiciales
- Informe de Trabajadores en Alta (ITA)
- Etc
Análisis de la información aportada
Esta es la fase del proceso más complicada, en ella los consultores han de examinar toda la documentación aportada para detectar posibles irregularidades o incumplimientos.
En esta fase se realizarán las pruebas de cumplimiento, con la finalidad de proporcionar al auditor una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los sistemas de gestión internos están siendo aplicados tal como fueron establecidos.
Elaboración del informe Due Diligence
Toda auditoría culminará con la elaboración de un informe de conclusión respecto a si los procedimientos establecidos y su cumplimiento son satisfactorios para su objetivo.
En él se detallará por orden establecido en un índice todos los puntos de afectación laboral de la empresa, de la documentación estudiada, y las conclusiones, que deben ser claras y concisas para ayudar a la empresa interesada a tomar una decisión en base a información fidedigna que refleje la situación real de la organización en la que se ha realizado la due diligence laboral.
Materias analizadas en el ámbito laboral
La auditoría laboral comprende el análisis exhaustivo de la empresa con el fin de identificar posibles contingencias laborales. Algunas de las áreas de análisis que suelen incluir son las siguientes:
Normativa aplicable a la empresa
Es necesario identificar cuál es la normativa aplicable a la empresa que se audita. Esta es una de las primeras áreas a trabajar en la auditoria, siendo necesario verificar convenios colectivos aplicables, acuerdos o pactos colectivos extraestatutarios, así como pactos no escritos de carácter colectivo.
Política de retribución y condiciones salariales
Es necesario comprobar que la retribución de los empleados cumple el Convenio Colectivo aplicable mediante el análisis de sus principales componentes: salario fijo, bonus, extras, comisiones, dietas, etc.
Para ello se han de consultar los recibos de nóminas de un período lo suficientemente amplio que refleje la situación real de la empresa y contrastar que los diferentes puestos de la organización se ajustan a los requerimientos establecidos en el convenio correspondiente.
Cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad social
Los auditores externos deben evaluar si la empresa cumple la normativa relativa a la Seguridad Social: trabajadores dados de alta, cotización de horas extras, documentación referente a aperturas de centros, pagos de seguros sociales…
Contratación de personal y modalidades contractuales
Se han de analizar las diferentes modalidades de contratos de los trabajadores para identificar posibles riesgos derivados de fraudes o abusos en los diferentes tipos de contrato. Además, habrán de revisar la estructura contractual de altos cargos directivos, comprobar su adecuación normativa, así como cuantificar posibles cláusulas de blindaje e indemnizaciones por despido.
Prevención de riesgos laborales
La ausencia de medidas y protocolos de seguridad pueden poner en riesgo la seguridad y salud de los trabajadores y suponer importantes sanciones a la organización. Por ello es importante probar que se cumplen todas las obligaciones pertinentes derivadas de esta materia.
Procedimientos administrativos y judiciales en curso
Las sanciones relacionadas al área laboral, debido a las graves consecuencias que conllevan a nivel organizacional, suponen la necesidad de activar acciones correctivas eficaces, especialmente cuando estén relacionadas al área de prevención de riesgos. Es primordial por tanto que los consultores externos identifiquen los litigios pendientes, determinen si existen actas abiertas de Inspecciones de Trabajo y además cuantifiquen el impacto de estos procedimientos en curso.
Órganos de representación legal de los trabajadores
Hay que examinar la composición de los órganos de representación de los trabajadores, la manera en que está organizada y cómo desarrollan sus funciones. También se estudiará como interviene día a día el organismo sindical más representativo de la organización.
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