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Tras el covid-19 el interés de las empresas por el outsourcing de nóminas se ha incrementado significativamente. En España, más del 40% de las medianas empresas afirma haber externalizado alguno de sus servicios desde que comenzó la pandemia, convirtiendo el outsourcing en una herramienta de mejora de su competitividad y rentabilidad.
Aunque la externalización de procesos puede abarcar diversas áreas de la empresa, se considera que los servicios de recursos humanos y la contabilidad son los más externalizados, pues conforman áreas que no son puramente estratégicas.
El outsourcing en Recursos Humanos
En lo referente al outsourcing en torno al área de recursos humanos la mayor parte de los servicios externalizados están relacionados con la gestión de nóminas, la gestión de altas y bajas y la adaptación de contratos.
Las principales razones por las que las empresas optan por el outsourcing de nóminas son la reducción de los costes y la simplificación de tareas.
Pero existen más razones por las que las empresas optan cada vez más por estos servicios:
- Permite centrar los recursos de los que disponen en el desarrollo de negocio y en labores estratégicas
- Asegura la actualización de las nóminas según los cambios legales que se produzcan durante el tiempo
- Cuando se está produciendo un rápido crecimiento de la empresa gestiona con rapidez los trámites de altas
- Ahorra tiempo
- Aumenta la eficiencia
Algunos errores habituales al valorar el outsourcing de nóminas
Teniendo en cuenta todas estas ventajas, cabe preguntarse por qué gran cantidad de empresas aún no utilizan el outsourcing de gestión de nóminas. Esto principalmente se debe a errores muy habituales que se cometen en esta toma de decisión:
1. Infravalorar los costes
El coste de la gestión de nóminas y administración de personal se encuentra muy infravalorado en las organizaciones. Así lo ponen de manifiesto diversos estudios que muestran que solo en torno al 40% de estos costes son visibles, correspondiente únicamente a costes imputados al departamento de Recursos Humanos, dejando oculto el otro 60%, vinculado erróneamente a otros departamentos como son el financiero, tecnología o gastos generales entre otros.
2. Costumbre a hacerlo internamente
Aquí se pone de manifiesto el papel de la costumbre como freno al cambio y la innovación. Muchas organizaciones consideran que el departamento de RRHH, debido a su conocimiento de los empleados y de los procesos internos, han de realizar todas las tareas vinculadas a esta área, incluyendo la gestión de nóminas. No obstante, conforme la empresa crece, la gran mayoría terminan planteándose los beneficios de contratar servicios externos.
3. Visión a corto plazo
El ahorro de costes es difícil de observar a corto plazo, aunque depende de cada empresa.
Por ejemplo, si el área de Administración de Personal está sobredimensionada, es posible que con la externalización se produzca un ahorro de coste a corto plazo. Con estructuras muy ajustadas en número de personas dedicadas a la Administración de Personal es más difícil observar el ahorro a corto plazo, aunque puede darse a largo plazo.
4. Considerar la contratación de los servicios de externalización como un coste y no como una inversión
A menudo, los desembolsos relacionados con el área de Recursos Humanos son considerados como gastos en vez de como inversiones, un error que cometen muchas organizaciones.
La contratación de servicios externos para llevar a cabo la gestión de las nóminas no solo supone una reducción de costes para la organización sino también un ahorro de tiempo. Las tareas administrativas ocupan un porcentaje muy elevado del tiempo de trabajo de los empleados del departamento de recursos humanos, externalizándolas todo este tiempo se puede dedicar a ayudar a los trabajadores a que sean más eficaces en sus labores, lo que generará mayor valor añadido a la organización.
5. Miedo a perder el control de la información
Externalizar la administración de personal crea incertidumbre interna ya que se pone en cuestión quién controlará los procesos de Recursos Humanos y gestionará la información confidencial una vez realizado el traspaso. No obstante, no se tiene en consideración que los sistemas de seguridad de los proveedores son mucho más avanzados y son más eficaces que los que pueda tener la empresa internamente.
6. No apostar por la estandarización
El área de RRHH debería funcionar como un factor estratégico más de la organización y estar orientada a los objetivos, y no solamente tratar cuestiones administrativas. Para ello han de trabajar con indicadores clave de rendimiento que permitan medir su impacto en la rentabilidad de la empresa.
7. Mala percepción del cambio organizacional
Pensar que el outsourcing de nóminas implica perder puestos de trabajo limita la voluntad de las empresas de contratar estos servicios. Sin embargo, la externalización en el campo de los recursos humanos no trae consigo el despido de personal, sino que da la oportunidad de centrar a los trabadores en funciones de carácter más estratégico.
Conclusiones
El valor añadido que supone el outsourcing de nóminas y administración de personal es cada vez más patente. Los departamentos de RRHH ya no lo ven como una amenaza, sino como una oportunidad para poder centrarse en áreas que suponen mayor valor estratégico a nivel organizacional. Son los errores expuestos anteriormente los que han frenado los procesos de externalización, aunque son cada vez más empresas las que apuestan por esta solución.
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